Begynnelsen på slutten, eller slutten på begynnelsen

Du har nå kommet til det siste innlegget i klasseromsbloggen til OAL151 – IT som ledelsesverktøy. Eller det første. En blogg er jo gjerne slik innrettet at det siste innlegget er det som først møter deg når du finner frem til bloggen. Derfor kan du velge om du vil arbeide deg gjennom temaene fra toppen og nedover, eller fra bunnen og oppover.

IT som ledelsesverktøy er en modul som inngår i årsstudiet i offentlig administrasjon og ledelse.

“IT” er et omfattende begrep, og når vi i tillegg legger til en “K”  og får Informasjons og Kommunikasjonsteknologi (IKT), kan vi diskutere  en rekke tema store nok til egne studium. Men i OAL151 skal vi først og fremst fokusere på sosiale medier og deres betydning som ledelsesverktøy.

Vi skal i denne modulen se på:

  • hvordan IT utgjør en drivkraft i utviklingen av offentlig sektor
  • hvordan bruk av IT kan understøtte demokratiske prosesser og gi  muligheter til en mer effektiv kommunikasjon mellom borgerne og  offentlige tjenesteytere og myndigheter
  • hvordan sosiale medier kan brukes i offentlig sektor
  • sentrale begreper innen systemanskaffelse grunnleggende aspekter ved sårbarhet og sikkerhet ved bruk av IT
  • organisastoriske ledelsesutfordringer ved å ta i bruk IT-løsninger i offentlig sektor
  • personregisterloven

Som student trenger du følgende:

Pensumbok er “Sosiale medier i all offentlighet – Lytte, dele, delta“.

Modulen har tre samlinger, fordelt på en hel dag og to halve dager. Vi deler derfor gjerne opp temaene i tre bolker som følger:

Første samling:

Andre samling:

Tredje samling:

Jeg håper du som student vil finne denne modulen interessant.

Lykke til!

Per Arne Godejord
Førstelektor IKT

Eksamen

Når førelesningane er over, og den obligatoriske oppgåven er godkjent, står det bare att å ta eksamen. Ved OAL151 bruker vi heimeeksamen. Oppgåvene er formulert med tanke på Blooms taksonomi, og i sensureringa ved OAL151 bruker vi bokstavkarakterar i skalaen A til F. Dato for heimeeksamen i OAL150 – IT som ledelsesverktøy i det aktuelle semester blir opplyst om i Fronter og tidsrammen for eksamen er fra kl. 09.00 – 15.00.

Bokstavkarakterskalaen er ein gradert skala, der A er beste karakter, E er lågaste beståtte karakter og F er stryk. Karaktersetjinga tek utgangspunkt i kvalitative skildringar for det enkelte karaktertrinnet i karakterskalaen.

Nedanfor ser du dei generelle, kvalitative skildringane av vurderingskriteria som blir lagde til grunn for sensurering med bokstavkarakterskalaen.

A – Framifrå. Framifrå prestasjon som skil seg klart ut. Kandidaten syner særs god vurderingsevne og stor grad av sjølvstende.

B – Mykje god. Mykje god prestasjon. Kandidaten syner mykje god vurderingsevne og sjølvstende.

C – God. Jamt god prestasjon som er tilfredsstillande på dei fleste områda. Kandidaten syner god vurderingsevne og sjølvstende på dei viktigaste områda.

D – Nokså god. Akseptabel prestasjon med nokre vesentlege manglar. Kandidaten syner ein viss grad av vurderingsevne og sjølvstende.

E – Tilstrekkeleg. Prestasjonen tilfredsstiller minimumskrava, men heller ikkje meir. Kandidaten syner lita vurderingsevne og lite sjølvstende.

F – Ikke greidd. Prestasjon som ikkje tilfredsstiller dei faglege minimumskrava. Kandidaten syner både manglande vurderingsevne og sjølvstende.

_______________________

Om eksamen

OAL151 er ein heimeeksamen i Frontar på 6 timar (kl. 09.00 til kl. 15.15). Eksamensoppgåva skal liggje klår for nedlasting i eksamensrommet i Frontar eksamensdagen. Kirsten Fossan er HiNT sin Fronter-ansvarlige og vil opprette eksamensrom og informasjon til dykkar studentar om eksamen.

Faglærar vil få tilsendt arbeidskravliste frå studietjenesten som skal returnerast til studietjenesten når alle har levert det obligatoriske arbeidskravet. Studentar som ikkje får godkjent arbeidskravet innan gjeven frist, skal ha eit høve for å levere på nytt før eksamen.

Intensjonen ved utforming av eksamen og obligatorisk oppgåve er at prøvinga skal: På ein relevant måte fange opp og avspegle mål og innhaldet i den aktuelle kursbeskrivelsen utan naudsynlegvis at alle deltema er med, og/eller blir vektlagt matematisk likt med kursbeskrivelsen. Vere brukar-/ledelsesorientert (i samsvar med den overordna studieplanen for studiet). Prøve forståinga til kandidaten av stoffet.

Eksamensoppgåvene blir laga normalt på tre nivå i samsvar med Blooms taksonomi: attgje, nytt og vurder. Attgje går på å kunne gjere greie for sentrale modellar og omgrep, gjerne med eksemplar som viser at ein har forstått dei. Nytt går på å nytte modellar, metodar og teknikkar på ein praktisk problemstilling. Vurder er drøftingspregede oppgåver der ein må bruke fleire dele av pensum og gjerne spe på med eigne synspunkt.

Drøfting kan være på følgjande form;

  • Innleiing: Her gjev du bakgrunnen for besvarelsen.
  • Presentasjon av problem eller påstand som skal drøftast: Her legg du fram problemet/påstanden, gjer kort greie for gjeldande praksis for problemløysing eller rådande syn på påstanden viss det er ein slik du skal drøfte.
  • Pro (På den eine sidan….): Her gjer du greie for alt som talar for og underbygger gjeldande praksis/rådande syn. Legg vekt på å bruke anerkjende referansar frå litteratur (pensumboka og nettressursar).
  • Kontra (På den andre sida…): Her dreg du fram alt som bestrider teorien/praksisen i forrige punkt. Legg vekt på å bruke anerkjende referansar frå litteratur (pensumboka og nettressursar).
  • Oppsummering/Konklusjon: Kan du konkludere (med støtte i pensumboka og nettressursar) så gjer du det her. Eller du summerer kort opp motsetnadene i Pro og Kontra-dela av besvarelsene. Her kan du leggje inn personlege synspunkt og tankar. NB: Brukar du arbeida til andre skal det fremgå kva som er sitat, og frå kven og kor. Sjå Rettleiing til akademisk skriving ved HiNT.

Det er svært viktig å bruke referansar, ha en god struktur på besvarelsen og at de brukar faget i ein analytisk/sjølvstendig samanheng.

Innlevering

Innlevering skal skje ved opplasting av din besvarelse i eksamensmappen. Format på dokumentet skal være pdf. For dei som ikkje har «lagre som» til PDF, kan  internett-baserte tenester som PDF-converter http://www.freepdfconvert.com nyttast.

Arbeidskrav

Arbeidskravet utdelt tidlegare i semestret må være innlevert og godkjent før du kan gå opp til eksamen.

Pensum

Pensumboka i OAL151 er «Sosiale medier i all offentlighet – Lytte, dele, delta»

Vi trekker noen linjer og avslutter det hele

Det er gjerne slik at når vi studerer enkeltemner glemmer vi å tenke over hvordan emnene henger sammen. Og vi forelesere er heller ikke nødvendigvis fokusert på hva som foregår i andre moduler. Det forventes nok at du som student selv trekker linjene mellom f.eks. OAL101 Organisasjon og ledelse, OAL132 Økonomisk styring og OAL151 IT som ledelsesverktøy. Og hva med OAL113 Forvaltning og politikk?

Men selv om det er du som må trekke linjene, og kanskje ser du forbindelser først når du er tilbake i jobben din, skal jeg peke på noen eksempler på hvordan sosiale medier kan knyttes til et knippe tema fra dette årsstudiet, så som:

  • Excel

what!!

Excel??  og sosiale medier??? HALLO!??

Jo da! Har du Office 2013? Og kanskje Windows 8?

Den nyeste Microsoft Office-versjonen 2013/Office 365 er integrert med SkyDrive og legger dermed til rette for nærmest sømløs veksling mellom stasjonær datamaskin, bærbar datamaskin og nettbrett. I og med lanseringen av Microsoft netbrett; Surface og Surface Pro, med Windows 8 i 2013, har Office-pakken knyttet seg tett opp til moderne brukeres behov for å kunne hente opp, redigere og samhandle i de ulike Office-programmene.
I Excel 365 er SkyDrive satt til å automatisk lagre i SkyDrive, selv om du selvsagt kan lagre også på din harddisk. I og med den tette tilknytningen mellom Office 365 og SkyDrive er det mulig å kun forholde seg til SkyDrive som Sky-tjeneste, noe som nok også er Microsoft sin hensikt.

Ja vel, men sosiale medier?  Jo, for i vår tid av samarbeid og samskriving i dokumenter mens en er på farten, kan en selvsagt også dele en arbeidsbok via sosiale medier i Excel 365. La oss ta det kjapt og steg for steg:

Det første du gjør er å gå til fil-menyen og velge Deling.

Skjermbilde (2)

(Klikk på bildet for å se det i full størrelse)

Du får da beskjed om å lagre arbeidsboken på ditt område i SkyDrive. Neste steg er å velge den eller de personer du vil dele arbeidsboken med. Her kan du dele med andre som også har SkyDrive-konto, eller du kan generere en lenke du kan sende via e-post, eller du kan dele arbeidsboken via et eller flere sosiale medier, så som Facebook eller Linkedin.

Skjermbilde (5)

(Klikk på bildet for å se det i full størrelse)

Å dele dokumenter via sosiale medier bringer oss selvsagt tilbake til et tema fra denne modulen, nemlig sårbarhet og sikkerhet.

En kort oppsummering:

 

Og hvis jeg skulle holde en litt lengre siste forelesning som oppsummerer litt rundt dette med sosiale medier, slik vi ser det her i OAL151, så måtte det bli omtrent slik:

Og det var siste forelesning i modulen OAL151 – IT som ledelsesverktøy. Jeg håper du har funnet denne modulen nyttig! Kom gjerne med tilbakemeldinger på hva som var bra, og eventuelt mindre bra, både med samlingene og med de nettbaserte forelesningene. Ta gjerne den lille meningsmålingen om hvorvidt du er fornøyd med modulen eller ikke.

Har du forslag til forbedringer eller endringer? Send meg noen ord! (Kun for studenter av modulen)

Om ledelse

Det finnes en rekke meninger, teorier og mer eller mindre bombastiske uttalelser om det å lede. Her, som så mye annet som omfatter oss mennesker, finnes ingen sannheter. Selv er jeg inspirert av intensjonsbasert ledelse, en militær filosofi som har mange likhetstrekk med kunnskapsledelse.

I denne modulen skal vi ikke se på organisasjonsteori som sådan, men fundere litt over hvordan organisasjoner strukturerer sin ledelse – dvs hvilket syn de har på sine ansatte og mennesker generellt i forhold til det å få dem til å jobbe mot organisasjonens mål.

I sin bok, The Human Side of Enterprise (1960), legger Douglas McGregor frem to teorier for å beskrive ansattes motivasjon.Han valgte å kalle disse to teoriene for Teori X og Teori Y.

Begge teoriene har som premiss at lederens rolle er å oppnå mest mulig økonomisk gevinst, men har to dimmetralt forskjellige syn på hvordan man bør gå frem i forhold til de ansatte.

Teori X antar at den gjennomsnittlige ansatte:

  • Misliker arbeid og vil forsøke å unngå det.
  • Har ingen ambisjoner, ønsker ikke ansvar, og vil heller følge enn å bli fulgt.
  • Er selv-sentrert, og bryr seg ikke om organisatoriske mål.
  • Motstår endring.
  • Er godtroende og ikke særlig intelligent.

I hovedsak antar Teori X at folk arbeider kun for penger og trygghet. Under Teori X, kan en leders tilnærminger variere fra en hard tilnærming til en myk tilnærming.

Den harde tilnærmingen er avhengig av tvang, implisitte trusler, tett oppfølging, og tett kontroll, i hovedsak et miljø av kommando og kontroll. Den myke tilnærmingen er å være ettergivende og søke harmoni i håp om at de ansatte vil samarbeide når de blir bedt om å gjøre det. Imidlertid er ingen av disse ytterpunktene optimal. Den harde kan fort resulterer i fiendskap og konfrontasjoner med fagforeningene, mens den myke tilnærmingen kan resulterer i stadig økende krav om mer belønninger i bytte for stadig mindre arbeid.

I følge McGregor er Teori X svært lite hensiktsmessig og bygger på feil utgangspunkt. Tror man at ansatte ikke egentlig ønsker å arbeide og kun motiveres av lønn, vil dette fort kunne bli en selvoppfyllende profeti. McGregor lanserer derfor en annen teori som han kaller

Teori Y derimot tar utgangspunkt i en tro på at mennesker først og fremst lar seg lede av indre motivasjon, der faktorer som selvrealisering og faglig respekt er viktigere enn penger. Teori Y gjør følgende generelle forutsetninger:

  • Arbeidet kan være så naturlig som lek og hvile.
  • Ansatte vil være selvstyrte i det å møte sine arbeidsmål hvis de forplikter seg til dem.
  • Ansatte vil være forpliktet til sine mål dersom de med dette kan oppnå selvrealisering
  • Under disse forholdene, vil folk søke ansvar.

De fleste kan håndtere ansvar, fordi kreativitet og oppfinnsomhet er den vanlige egenskap blant mennesker.

Under disse forutsetningene er det mulig å justere personlige mål med de organisatoriske mål, ved hjelp av den ansattes egen søken etter selvrealisering. McGregor understreket at ledelse i henhold til Teori Y ikke innebærer en myk tilnærming. Ikke alle ansatte vil være moden nok til å oppfylle Teori Y, og vil kunne trenge en tettere kontroll i begynnelsen og deretter mindre og mindre kontroll etter som den ansatte utvikler seg.

Selv mener jeg, som nevnt innledningsvis, at intensjonsbasert ledelse, som i stor grad bygger på Teori Y, er en fornuftige filosofi for en leder. Riktig nok finnes det arbeidstakere som ikke har løftet en finger siden 70-tallet eller tenkt en ny tanke siden de fikk på plass sin doktorgrad, og jo da – en og annen må ha sine arbeidplikter stavet skriftlig før de gjør noe, men denne type ansatt er i fåtall. Og selv de kan løftes til å bli engasjerte og spennende medarbeidere bare vi ledere gjør en innsats for å løfte dem.

___________________________________________________________

Til faglig påfyll og ettertanke:

  1. Les gjennom bloggen til John Kjetil Wang-Hansen om lederskap
  2. Tenk over mange lederes forbud mot at ansatte benytter sosiale medier som fagpersoner. Er dette forankret i Teori X eller i Teori Y?
  3. Noen funderinger om ledelse og makt; Innledningsforedrag og oppsummering, Falstad Lederseminar 2012, P.Godejord

Sårbarhet og sikkerhet

The only system which is truly secure is one which is switched off and unplugged, locked in a titanium lined safe, buried in a concrete bunker, and is surrounded by nerve gas and very highly paid armed guards.
Even then, I wouldn’t stake my life on it!
– Gene Spafford

La oss se litt nærmere på det som man en gang trodde ville erstatte passordet som påloggingsrutine for datamaskinbrukere, biometriske sikkerhetssystemer. Men det er ikke bare passord og pålogging som er fokus for denne type systemer. Dette kan også være et verktøy for norsk utlendingsforvaltning.

Da jeg vokste opp var NRK sitt radioteater en populær forlystelse om lørdagene. Så jeg inviterer dere med til en liten radioteater seanse…. Klikk på bildet av radioapperatet for å høre den enkelte episode (3 stk).

radioteater

radioteater

radioteater

I denne modulen skal vi altså ikke fokusere på teknisk datasikkerhet men på det menneskelige, det vi kaller personellsikkerhet.

Med personellsikkerhet snakker en egentlig om sikkerhetssjekk av de ansatte, men her skal vi benytte begrepet i en utvidet betydning. Vi vil legge følgende i begrepet: “Personellsikkerhet er det arbeid som gjøres mot brukerne for å høyne IT-sikkerheten i en virksomhet.”

Hva vil så dette bety for deg som leder?

• Sett deg ned og tenk over hva som kan true sikkerheten i din virksomhet
• Opplæring av brukerne i sikkerhet (viktighet av passord, etc)
• Informer ledelsen om hvilke sikkerhetstrusler som eksisterer
• Lage rutinebeskrivelser for bruk av passord, informasjon som skal på web, låsing av dører, bruk av ekstern kontakt med virksomhetens datamaskiner (via hjemmekontor)
• Lag et sikkerhetsreglement
• Få inn sikkerhet i IKT-strategien

Hvorfor er dette med sikkerhetstenkning overfor brukere så viktig? Er det ikke nok med skikkelige brannmurer, gode antivirusprogram og elektroniske låser på alle dører? Hvorfor er det viktig å ta fatt i brukerne, altså de ansatte i en organisasjon? Jo, fordi det er dine ansatte (og kanskje også du?) som:

•Lagrer PIN-koder på ubeskyttede PDAer

og dessuten

•Sikkerheten er i hodene til de ansatte.

Med andre ord: Følg opp dine ansatte og skap en sikkerhetskultur i din virksomhet.

I tillegg til de rutiner som personalet bør følge i sin daglige jobb, kommer rutiner for det å gi fra seg avlagte datamaskiner til skoler, eller legge dem ut for salg. Det er nemlig ikke bare å gi fra seg sine gamle datamaskiner sånn uten videre, noe artikkelen “Old PCs are goldmine for data thieves” viser.

Og så har vi dette med passord da. Hvilke passord tror du en bruker helst vil ha? (Nå skal vi ikke generalisere! Det finnes mange sikkerhetsbevisste brukere! Men….) Som oftest vil de ha et enkelt passord som “12345”, “volvo45”, etc. Tror du slike passord overlever et møte med et passordknekkeprogram?

Hvordan er ditt/dine passord, og hvordan skal vi sørge for at våre passord er sikre?

IT som drivkraft for utvikling i det offentlige

I dette blogginnlegget skal vi se på IT som drivkraft, teknologideterminisme, og litt om ledelse og strategi, og noen oppsummerende funderinger rundt dette med sosiale medier.

Teknologisk determinisme defineres som en tankeretning som går ut fra at teknologien er den primære forandringskraften i samfunnet, og som kan skape varige endringer av sosial praksis. Sosial fremgang blir drevet frem av nye teknologiske oppfinnelser.

Andrew Feenberg har gitt en definisjon av teknologideterminisme som består av følgende to teser:

Tese 1: Teknologiens egen utvikling er fastlagt på forhånd og kan ikke påvirkes av andre faktorer.
Tese 2: Teknologien er definert som en ytre faktor i forhold til andre samfunnsmessige forhold. Denne ytre faktoren utøver en avgjørende og bestemmende påvirkning på samfunnet.

De fleste varianter av teknologideterminisme bygger på disse to grunnideene. Tese 1 antar at teknologiutviklingen følger en egen retning uavhengig av kulturell og politisk innflytelse. Tese 2 antar at teknologien har iboende effekter på samfunnet som ikke er sosialt betinget. Teknologien i seg selv vil kunne være årsak til større sosiale, kulturelle, politiske og økonomiske endringer. (Kilde: Wikipedia)

IT skal være drivkraft for fornying av offentlig sektor, både nasjonalt og lokalt. Tenk på tjenester som MinSide, innlevering av selvangivelsen på nett osv. Slike tjenester kan være med å gjøre hverdagen vår enklere. Eller gjør den det? Eventuelt gjør den hverdagen enklere for samtlige borgere?

Et offentlig organ mange har et forhold til er NAV, og vi har vært så heldig at vi har fått Bjørn Magne Lyngstad, NAV Nord-Trøndelag til å gjesteforelese for oss.

Og så kan vi jo spørre med forfatterne av pensumboken vår om sosiale medier kan “være nøkkelen til effektivisering av offentlige tjenester og forvaltning, eller bidrar de til lovbrudd, merarbeid og økt tidsbruk?”

Du finner en rekke interessante lenker om sosiale medier i det offentlige ute på NTNU sin egovernment20 Wiki.

Et viktig moment i forhold til innføring av teknologi i en institusjon er hvilket syn vi som ledere har på teknologien og på hvorfor vi ønsker den innført. Mange institusjoner har tatt i bruk IKT ut fra ønske om forenkling av arbeidsopperasjonene og raskere saksbehandling. Det er kanskje et fokus på både konkurransehensyn og effektivitetshensyn, og dermed på økonomi. Det handler ofte om å redusere kostnader og øke inntekter. Vi kan si at økonomiske forhold former både vårt syn på teknologien som ledere, og selve den teknologiske utvikling. Når vi ønsker å innføre IKT-systemer i en virksomhet vil våre medarbeidere stå i fokus. Det er tross alt disse som skal ta i bruk IKT-systemet. Medarbeiderinnflytelse er derfor et sentralt punkt: Hvem blir berørt? Hvordan blir de berørt? og ikke minst Hvordan skal de involveres?

I tillegg til utfordringer knyttet til innføring av spesifike systemer kommer våre holdninger til hvordan de ansatte benytter ulike systemer – både interne og eksterne; så som sosiale medier og e-post.
Kan vi som arbeidsgiver: Lese ansattes e-post? Kan vi forby LinkedIn og sosiale medier i arbeidstiden?

Hva tror du?